¿Es realmente necesario? ¿Vale la pena la inversión? ¿Lo necesita mi negocio? Éstas y otras preguntas son frecuentes al momento de que los directivos de una empresa conocen algunos de los beneficios de implementar un sistema de administración, pues saben que deberán invertir algo de dinero que, si no es bien utilizado, podría desestabilizar el negocio. La verdad es que estas herramientas si son de gran utilidad pero requieren procedimientos y procesos diferentes (dependiendo del giro y tamaño de la empresa); por lo tanto, no se recomienda utilizar el mismo sistema que utiliza la competencia o el que utiliza un amigo. Es necesario implementar un software que se adapte a las necesidades y requerimientos del negocio en cuestión.

Una de las ventajas que ofrecen estos sistemas es permitir a las organizaciones mantener un mejor control administrativo y operativo que permita gestionar mejor los recursos, el tiempo, y la atención al cliente para agilizar cada uno de estos procesos. Gracias a ello, se logra establecer un mejor planeamiento estratégico en la compañía y se toman mejores decisiones.

Otro beneficio radica en que son sistemas muy completos, pues permiten realizar operaciones de venta, compra, inventarios y contabilidad. En algunos casos, y si la empresa lo requiere, se pueden incluir módulos de administración adicionales como producción, CRM y generación de pólizas.

Otra de las ventajas es la facilidad de acceso a la información; pues esta se encuentra más organizada, lo que permitirá obtener mejores resultados administrativos.

Aunque la inversión inicial puede ser elevada (en algunas ocasiones), a largo plazo se verán reflejados todos los beneficios (y más si se utiliza y aprovecha el sistema al máximo) que traen consigo estos sistemas ya que la nueva revolución tecnológica lo demanda, y omitir este cambio significa quedar obsoleto y desactualizado.

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Un CRM ( Customer Relationship Management ) es un sistema de administración de clientes que le permite a una empresa la información de clientes y prospectos para identificar oportunidades de venta. Esta herramienta de administración permite:

• Identificar y enfocarse en los mejores clientes, administrar campañas de marketing y generar prospectos calificados para el equipo de ventas.
• Mejorar la gestión comercial, optimizando la información compartida por múltiples empleados, teniendo en un solo lugar el registro de todo lo que pasa con un cliente.
• Construir relaciones personalizadas, enfocándose en la satisfacción de los clientes y maximizando las utilidades, pudiendo identificar los más rentables y prestándoles el máximo nivel de servicio (no todos los clientes son iguales).
• Dar al equipo comercial la información necesaria para conocer a sus clientes, identificar sus necesidades y construir efectivas relaciones.
• Disminuye costos de adquisición por el hecho de tener disponible en tiempo real la información correcta de cada cliente.
• Evitar perder datos valiosos de sus clientes. Actualmente puede tener la información dispersa en archivos de Excel, agendas u hojas pegadas con un clip. Si no almacena los datos de manera organizada en un solo lugar, está limitando la visión de cada cliente y perdiendo valiosa información para la gestión comercial. Un CRM almacena información de manera inmediata.
• Incrementar la venta de productos o servicios complementarios. Un CRM le permite venderle nuevos productos o servicios complementarios a clientes actuales. Si tiene claramente identificados los clientes que le han comprado el producto A, a esos puede ofrecerles el producto B. Le permite entender mejor sus necesidades y anticiparse a compras futuras.
• Seguridad de la información (almacenamiento en la nube).

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